Blocco del tempo: una tecnica per essere più produttivi
Il blocco del tempo è una strategia di gestione del tempo progettata per pianificare una giornata utilizzando blocchi di tempo limitati. Ovviamente è possibile programmare anche tutti i giorni della settimana o del mese, ma non perdiamo di vista il fatto che l’unità di tempo base è un giorno.
Uno degli elementi distintivi del blocco del tempo è che, a differenza di altre strategie, come il time boxing, si concentra sulla protezione del tempo di riposo e del tempo libero di una persona. Questi spazi devono apparire chiaramente differenziati nella pianificazione quotidiana e svolgere un ruolo molto rilevante.
Allo stesso modo, il blocco del tempo mira a evitare tre dei grandi mali quotidiani: procrastinazione , multitasking e mancanza di tempo per completare le attività. Questa, come altre strategie, non funziona da sola, né immediatamente. È normale che dopo aver iniziato a implementarlo devi apportare modifiche e adattarti.
” Proteggo il mio tempo ferocemente e senza scuse “.
-Gary Keller-
Blocco del tempo
Ci sono molte persone nel mondo che devono lavorare ore extra per portare a termine le mansioni di cui sono responsabili o che sono costrette a lasciare i compiti in sospeso per un altro giorno a causa della mancanza di tempo. Se ciò accade, qualcosa non va. O c’è un sovraccarico di lavoro o il tempo non è gestito bene. La solita cosa è che quest’ultima è la solita causa.
Il blocco del tempo è una strategia semplice e intuitiva che non richiede alcun software o qualcosa del genere. Si basa sul buon senso: separare il tempo in blocchi aiuta a organizzare meglio le attività e ad accogliere tutto. È come l’orario scolastico, ricordate? C’era un blocco di tempo per la matematica, poi un altro per la biologia, ecc. E contemplava anche la ricreazione, il pranzo, la ginnastica, ecc.
La logica del time blocking è la stessa. Concentrarsi su un’attività o su un gruppo di attività per un’ora al massimo. Prevedere anche del tempo per il riposo e completare un’intera giornata in sei o sette ore al massimo. Ciò che si ottiene con questa strategia non è solo definire cosa dobbiamo fare (come quando fate una check list), ma QUANDO farlo.
Applicare il blocco del tempo
C’è chi afferma che applicare il blocco del tempo può aumentare la produttività del 100%. Tuttavia, come spesso accade, bisogna tenere conto di alcuni aspetti per sfruttare il metodo e non finire sopraffatti, sentendo che ogni minuto è compromesso, e noi non siamo altro che un topo in una specie di gabbia.
Per evitare ciò, il primo consiglio da tenere a mente è raggruppare compiti simili, soprattutto quelli più piccoli. Pertanto, ciò che viene indicato non è che pianifichi un blocco di tempo “rispondendo alle email”, ma “comunicazioni”. Si raccolgono così le email, ma anche le telefonate, i messaggi di WhatsApp, ecc. In questo modo gestisci meglio le tue attività.
Il secondo consiglio è di non realizzare microblocchi, ma blocchi completi. Cioè, potreste voler essere molto specifici e creare un blocco o un sottoblocco per ogni attività, ma questo non funziona quasi mai. Quindi, tornando all’esempio precedente, scrivete come promemoria “comunicazioni” e non “email “, “chiamate”, “WhastApp”, ecc.
Il terzo consiglio è assicurarsi di pianificare tutto. Ricordate che se non è sul vostro calendario, semplicemente non esiste. È possibile che avreste dovuto svolgere un compito meno impegnativo mesi fa, ma non lo avete fatto perché non pianificate mai. Quindi includete tutto.
Infine, è importante tenere conto dei momenti di maggiore produttività per svolgere i compiti più complessi. Se siete più produttivi appena svegli al mattino, concentrate in quella parte della giornata i compiti più difficili. Se diventate uno zombi dopo pranzo, pianifica le attività più semplici per quel momento.
Tempo libero: la chiave
Molti dei fan del blocco del tempo assicurano che la pianificazione dovrebbe essere fatta in base alle pause e al tempo libero, e non viceversa. In altre parole, la prima cosa da programmare sono gli spazi per sé, per la propria famiglia o per il riposo. Questo include due aspetti.
Innanzitutto, stabilite una scadenza per terminare il lavoro quotidiano e dire addio agli straordinari. In secondo luogo, lasciate blocchi vuoti di durata variabile. Vi permetteranno di regolare l’agenda in caso di interruzioni o imprevisti.
Dovreste tenere presente che nessuno strumento di gestione del tempo è esatto. Alcune variazioni dovranno essere fatte durante il giorno per poter funzionare. Non preoccupatevi: è così che funziona. Se sceglierete di applicare il blocco del tempo, diventerete più precisi nella pianificazione. Quindi andate avanti!
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- Sánchez Pernia, P. (2011). Herramientas para gestionar proyectos y tareas.
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