Essere organizzati sul lavoro

Sul posto di lavoro sono sempre più numerosi gli strumenti di controllo che riflettono non solo la nostra assenza o presenza al lavoro, ma anche le nostre prestazioni. Per questo vogliamo parlare di come contrastare l'influenza di una delle principali variabili che la compromettono: l'orientamento.
Essere organizzati sul lavoro

Ultimo aggiornamento: 23 agosto, 2022

Molte persone lavorano a ritmi vertiginosi, al punto che sentono di non avere tempo per dedicarsi a tutti gli impegni. Saturazione, fretta di concludere progetti o fasi, che si traduce in pressione e fatica. Questo intenso esercizio di rado permette di essere organizzati sul lavoro.

“A chi dovevo scrivere? Perché? A quale compito dovevo dare la priorità? Che accordo abbiamo finalmente raggiunto stamattina?”.

Per mantenere la concentrazione sul lavoro, bisogna avere sotto controllo l’ordine di priorità delle diverse attività. In questo modo si può essere più efficienti, ovvero si svolgono i compiti meglio e in meno tempo.

Alcune abitudini aiutano a essere organizzati sul lavoro. Si tratta di premesse fondate sul buon senso che, però, vengono spesso trascurate. Vale la pena, invece, di tenerle a mente e adottarle.

“Il bravo arciere non si giudica dalle sue frecce, ma dalla sua mira.”

-Tommaso Fuller-

Abitudini per essere organizzati sul lavoro

1. Valutare la produttività

Procedere a un’autovalutazione settimanale delle attività lavorative può rivelarsi utile. Questa autovalutazione deve essere prima di tutto quantitativa. Cosa ho fatto e cosa ho trascurato? Quanti progressi ho fatto su un determinato compito questa settimana?

Tuttavia, è più importante la seconda fase, ovvero l’autovalutazione qualitativa. In questo caso il progresso non si misura più in quanto tale, ma si riflette sul modo in cui si è svolto il lavoro. Alcune delle domande chiave sono le seguenti:

  • Ho perso tempo? In cosa?
  • C’erano distrazioni ? Come mai?
  • Cosa mi ha impedito di avanzare in questo compito?
  • A quali attività non ho dato la dovuta priorità?
  • Sono soddisfatto della mia prestazione? Come mai?
  • Cosa posso migliorare subito? Come?
Donna con occhiali al lavoro.
Valutare come è stato svolto il lavoro a livello quantitativo e qualitativo favorisce l’organizzazione.

2. Essere organizzati sul lavoro: valutare la coerenza con le priorità su base giornaliera

Stabilire le priorità permette di dedicare a ogni compito il giusto tempo. Ci sono attività essenziali o determinanti in tutto il lavoro e queste devono essere pienamente identificate. L’ideale è individuarle, metterle per iscritto e tenerle sempre a mente.

Fatto ciò, bisogna interrogarsi ogni giorno sui progressi fatti. La risposta è un indicatore molto prezioso per sapere se siamo sulla strada giusta o se stiamo deviando dall’essenziale. Ciò consente di effettuare riaggiustamenti, adottare piani di cambiamento o riconoscere altre priorità che non erano state considerate prima.

A questo punto è fondamentale essere chiari sul concetto di “priorità”. Come si dice spesso, ciò che è urgente non è sempre è importante. Per un contabile, ad esempio. la sua priorità è fare registrazioni accurate e tempestive, non consegnare il rapporto a fine mese.

Se la priorità viene soddisfatta, il resto ne diventa un effetto. In tutti i lavori ci sono aspetti essenziali e altri che ne derivano.

Executive lavora con il suo laptop da casa.
Non perdere di vista le priorità quando si lavora aiuta a essere organizzati sul lavoro.

3. Fermarsi e pensare in situazioni di emergenza

Le situazioni urgenti sono inevitabili, nonché una delle cause principali di confusione sul lavoro. Implicano pressione e stress, che fanno perdere facilmente la concentrazione. Hanno anche la proprietà di annullare tutti i piani formulati e minacciano di creare il caos.

L’ideale in una situazione di emergenza è fermarsi per cinque minuti a pensare. Prima di tutto, bisogna determinare se si tratta effettivamente di una situazione urgente o di una “falsa urgenza”. È possibile che un collega chieda “urgentemente” un’informazione o un compito, ma forse la sua percezione non è corretta. La domanda è: non può aspettare?

Se si rileva che rimandare l’urgenza non ha gravi conseguenze, è da considerarsi un falso allarme. Può dunque aspettare e non c’è bisogno di perdere la concentrazione dal lavoro che viene svolto. Se si tratta di una vera emergenza, la cosa migliore è mantenere la calma, concludere in qualche modo il compito che si stava svolgendo ed elaborare un piano di rapida esecuzione per affrontarla immediatamente.

Conclusioni

Le strategie presentate per essere organizzati sul lavoro sono semplici e applicabili a qualsiasi contesto lavorativo. Basterà tenerle a mente e applicarle fino a interiorizzarle.

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