Sebbene attualmente esistano diverse tecniche e metodi per ottimizzare il tempo e aumentare la produttività, poche sono così semplici come la Tecnica del Pomodoro. Una tecnica ideata dall’italiano Francesco Cirillo ed utilizzata fin dagli anni 80 da tantissime persone in tutto il mondo.
Può capitare a chiunque di dare inizio ad un progetto con grande entusiasmo, salvo poi rendersi conto, poco prima di portarlo a termine, che sarà un gigantesco disastro. Nella maggior parte dei casi ciò si deve all’assenza di una pianificazione, oltre che alla mancata organizzazione su quanto si debba realizzare e sulla quantità di tempo che servirà per realizzarlo.
Questo metodo serve ad ottimizzare la gestione del tempo, e per questo lo strumento principale di cui si avvale non può che essere un orologio. Il lavoro si sviluppa in lassi denominati “pomodori”. Un pomodoro equivale a 25 minuti di lavoro ininterrotto più 5 minuti di pausa.
“Non possiamo permetterci di sprecare più tempo nelle piccole cose rispetto a quello che impieghiamo per ciò che conta davvero”
-Jim Rohn–
Questa tecnica si basa su un fondamento scientifico. Studi precedenti confermano che il cervello umano riesce a restare concentrato per un lasso di tempo che dura mediamente 25 minuti. Da lì in avanti l’organo si disconnette, con conseguente distrazione e vistoso calo nel rendimento.
La pausa di 5 minuti serve, quindi, a far riposare il cervello, facendogli fare un’attività diversa da quella precedente. In questo modo, quando si riprende a lavorare, il rendimento sarà costante o ottimale. Specifichiamo che dopo 4 pomodori consecutivi, è prevista una lunga pausa di 20 minuti.
È importante, prima di cominciare a lavorare, fare una pianificazione anche elementare del lavoro che si realizzerà. Questa pianificazione consiste nell’elaborare una lista con i compiti che eseguiremo per poi stabilire una gerarchia, ovvero cercare di stimare il grado di importanza di ogni compito, dando un ordine logico a ciò che eseguiremo. Questo metodo può applicarsi sia ad attività quotidiane sia a progetti di spessore più alto.
Risulta interessante osservare il fatto che chi applica questo metodo ha la possibilità di osservare il numero di pomodori coinvolti durante lo sviluppo di ogni compito. Per quanto questo possa sembrare di poco conto, non lo è per niente. Con il tempo è possibile intercettare i tempi morti -per esempio notando che, per un compito che avevamo previsto di portare a termini in 5 pomodori, ne siano in realtà serviti solo 4.
Questo significa che l’ottimizzazione del tempo grazie a questa tecnica non dà i suoi frutti solo durante la sua applicazione, ma anche in futuro, perché ci permette di affinare la tecnica della continua ottimizzazione del tempo. Di fatto, la Tecnica del Pomodoro ha ispirato la creazione di software e applicazioni per tantissime piattaforme e dispositivi.
Quello che inizialmente è nato come un metodo progettato per essere utilizzato individualmente, con il tempo si è dimostrato altrettanto efficace per un utilizzo di gruppo. Questa tecnica non solo stimola la soddisfazione per il raggiungimento dell’obiettivo, ma promuove anche l’utilizzo di tecnologie di bassa complessità, richiedendo nella sua versione meno sofisticata elementi basilari come carta, matita e un orologio.
Per applicare la Tecnica del Pomodoro, basta seguire i seguenti passi:
È fondamentale che, durante ogni pomodoro, la concentrazione sul lavoro che si sta svolgendo resti ai massimi livelli. Si deve evitare qualsiasi elemento di distrazione.
Sapere quanti pomodori ci serviranno per portare a termine un compito è molto utile, perché ci permette di distribuire il nostro tempo in modo più efficace, risparmiandolo per altre attività.
Con il tempo, e soprattutto quando si tratta di realizzare compiti simili tra loro, potremo prefiggerci l’obiettivo di avanzare con minor tempo e maggior qualità, per essere più efficienti e avere più tempo libero a disposizione.
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