Errore di pianificazione: causa di improduttività

· 3 giugno 2018

L’errore di pianificazione è un concetto che tutti conosciamo. Riguarda il noto fenomeno per il quale i piani non corrispondono ai fatti. In modo particolare in termini di tempo.

Succede in qualsiasi campo. Sul posto di lavoro e nella vita personale. Lo vediamo quando facciamo una lista di compiti da svolgere e a fine giornata, settimana o mese, molte di quelle attività sono ancora in sospeso.

Questa incoerenza tra piani ed esecuzioni ha ovviamente conseguenze in termini di tempo. Tuttavia, genera anche implicazioni in termini di risorse, produttività ed efficienza. L’errore di pianificazione può persino avere effetti molto gravi sul piano emotivo.

“Pianificare: preoccuparsi di trovare il metodo migliore per ottenere un risultato accidentale.”

-Anonimo-

L’origine dell’errore di pianificazione

All’inizio dell’era industriale si cominciò a parlare dell’errore di pianificazione, anche se non esattamente con questo nome. Quando venne avviata la produzione industriale e poi quella in serie, il fattore tempo divenne particolarmente rilevante. L’obiettivo centrale era definito dalla massima produzione nella minore quantità di tempo. Da questo dipendeva, e dipende tutt’ora, la redditività.

Orologio che indica il tempo di decidere

Da allora, sia in ambito aziendale che individuale, la pianificazione è diventata un esercizio importante. Nonostante ciò, è risultato subito evidente che i piani su carta non si adattano quasi mai all’esecuzione effettiva.

Ci vollero diversi decenni prima di poter realizzare una pianificazione altamente coerente in campo industriale. Allo stesso tempo, a livello individuale e aziendale, in cui la produzione dipende più dalle persone che dalle macchine, questo cominciò a essere visto come uno dei compiti fondamentalmente impossibili.

Era il 1979 quando Daniel Kahneman e Amos Tversky postularono l’esistenza dell’errore di pianificazione. Capirono che il problema era molto comune e scoprirono che ciò dipendeva da un pregiudizio cognitivo. Un autoinganno associato a limitazioni nella percezione della realtà.

Caratteristiche dell’errore di pianificazione

Nel corso del tempo, è stato possibile descrivere in dettaglio le caratteristiche dell’errore di pianificazione. Oggi ciò è inteso come una percezione illusoria del tempo che porta a errori nella pianificazione delle attività.

Colleghi che pianificano

Di seguito riportiamo in dettaglio le principali caratteristiche dell’errore di pianificazione:

  • Quando si pianifica, primeggia la visualizzazione dello scenario più ottimistico. Ciò significa che i piani vengono fatti basandosi sull’idea che tutto andrà in modo normale, senza contrattempi, inghippi o eventi imprevisti.
  • Spicca il pensiero illusorio. Questo è il nome dato al tipo di approccio in cui il proprio desiderio influenza più di una valutazione oggettiva della realtà. In altre parole, si pensa in base a quello che si desidera.
  • C’è un’interpretazione inadeguata del proprio impegno. Quando si pianifica, la persona valuta positivamente le proprie capacità. Presume di essere in grado di fare le cose in modo molto fluido e in breve tempo. Questo è uno dei fattori centrali nell’errore di pianificazione.
  • Se la pianificazione viene fatta collettivamente, le persone tendono a lasciarsi trasportare dal desiderio di impressionare gli altri. In questo caso, si vuole dimostrare che si è molto efficienti ed è per questo che vengono fatti calcoli imprecisi del tempo richiesto per le attività.

È altrettanto comune avere la convinzione che più velocemente si fanno le cose, meglio saranno valutate dagli altri. Ciò induce a programmare con leggerezza il tempo necessario.

Le conseguenze dell’errore di pianificazione

La principale conseguenza dell’errore di pianificazione è un’inadeguata gestione del tempo. In alcuni casi ciò implica anche uno squilibrio nella gestione delle risorse e una scarsa valutazione, a seconda delle aspettative.

Tuttavia, tutto ciò non è l’aspetto più grave. Ciò che è veramente costoso è il prezzo pagato in campo emotivo. Il risultato soggettivo dell’errore progettuale è una sensazione di costante frustrazione. Assieme a una dose variabile di stress permanente. Non riuscire a raggiungere un’aspettativa provoca sentimenti di tensione e disagio.

Donna ricoperta di post-it

Per evitare questo pregiudizio cognitivo, bisogna prendere nota delle esperienze precedenti. Queste forniscono dati affidabili sul tempo reale richiesto da ciascuna attività. Quando si pianifica, è sempre meglio proporre un margine extra di tempo per affrontare eventuali contingenze o imprevisti. Ciò evita di cadere in questi cicli di frustrazione che creano così tanto danno.