Organizzare il lavoro: errori da non commettere

Come gestite il lavoro? Vorreste trovare metodi più produttivi? In questo articolo presentiamo gli errori più comuni.

Revisionato e approvato da lo psicologo Sergio De Dios González.

Scritto Edith Sánchez

Ultimo aggiornamento: 22 marzo, 2023

Organizzare il lavoro rappresenta una sfida. Spesso è così perché non si dedica il giusto tempo alla definizione di approcci che migliorano la produttività.

Definire e adottare un preciso metodo per gestire l’attività lavorativa offre diversi vantaggi. Il più importante è che si risparmia tempo. In aggiunta a ciò, si evita di rimandare all’ultimo minuto certi compiti, il che si traduce in maggiore efficienza.

Tuttavia, è comune commettere alcuni errori nella gestione del lavoro. Piccoli difetti che, proprio perché poco evidenti, passano spesso inosservati.

Organizzare il lavoro al meglio evitando certi errori

1. Annotare le attività in sospeso in modo disordinato

Uno dei fattori di cui tenere maggiormente conti per organizzare il lavoro al meglio è la presenza di un unico registro delle attività in sospeso, lo strumento da consultare quando si lavora.

Nel corso della giornata, della settimana o del mese sorgono attività non pianificate e molti finiscono per trascriverle nel taccuino o nella cartella del computer che hanno più a portata di mano.

Si tratta di un errore, poiché disperde le informazioni e non consente un corretto follow-up di quelle in sospeso. Bisogna annotare tutto in un unico posto.

2. Rimandare le attività non importanti

Ogni attività presenta una diversa priorità, o almeno dovrebbe averla. Tuttavia, è comune che tutto ciò che non è estremamente importante finisca per essere lasciato nell’elenco “dopo” o “quando possibile”. È così che in un dato momento quella lista finisce per ingigantirsi.

Il tempo precedentemente guadagnato verrà perso in seguito a causa dell’eccessivo accumulo di attività in sospeso. L’ideale è dedicare un paio d’ore alla settimana ai compiti che non sono di grande importanza o che non hanno una scadenza. Ciò contribuisce a rendere più efficiente la gestione delle attività lavorative.

3. Cercare di affrontare le attività in modo globale

Un’altra strategia per organizzare il lavoro consiste nell’adottare il giusto approccio. Quando le attività sono ampie o complesse, è facile sentirsi sopraffatto. La cosa migliore da fare in questi casi è dividerle in parti seguendo un criterio logico e coerente.

Questa suddivisione offre ordine mentale e permette anche una migliore organizzazione del tempo. Allo stesso modo, ha un impatto positivo sulla motivazione, poiché terminare ogni fase dà la sensazione di avanzamento e ciò rende soddisfatti.

4. Svolgere attività che non sono nella lista delle cose da fare

La lista delle cose da fare è uno di quegli strumenti che dovrebbero essere sempre a portata di mano. È uno dei più importanti alleati nella gestione del lavoro. Non solo aiuta a ricordare le attività che devono essere svolte, ma visualizzandole è possibile rilevare eventuali intoppi e riprogrammare le tempistiche.

Questo elenco è particolarmente importante nei periodi in cui il lavoro è abbondante e il tempo è poco. Sebbene molte persone siano orgogliose della loro buona memoria o della loro capacità istintiva di organizzarsi, nei momenti di stress è più facile trascurare anche le questioni rilevanti.

5. Organizzare il lavoro dedicando troppo tempo agli aspetti irrilevanti

Adottare un preciso metodo per organizzare le attività lavorative è di certo utile, ma non conviene cercare di perfezionarlo o portarlo alla sua massima espressione. Con l’intento di essere più efficienti, si inizia a ordinare per colori, mettere etichette accattivanti e dettagli di questo genere.

Il risultato potrebbe essere aver investito più tempo per abbellire che per svolgere i compiti che devono essere eseguiti. Un buon metodo è pratico, efficiente e non dovrebbe richiedere molto tempo. In caso contrario, potrebbe essere il momento di rivalutarlo.