Organizzare il tempo al meglio

16 Giugno 2019
Una buona organizzazione del tempo non ci rende solo più efficienti sul lavoro, dove anche i più piccoli dettagli possono fare la differenza, ma ci farà anche sentire meglio.

Perché a volte gli altri sembrano avere più tempo? E perché abbiamo la sensazione che il tempo ci stia scivolando via fra le dita? Come si impara a organizzare il tempo al meglio? È possibile conciliare la vita sociale, familiare, il lavoro e la salute fisica e mentale?

Troverete le risposte a tutte queste domande in questo articolo, dove vi spiegheremo le strategie per organizzare il tempo a vostra disposizione nel modo migliore. Continuate a leggere!

Il tempo è relativo?

Tutti noi abbiamo a disposizione lo stesso tempo, viviamo gli stessi minuti durante la giornata, ma li usiamo in modo diverso. Il modo in cui usiamo il tempo a disposizione è quello che ci rende diversi.

Nella società odierna, dominata dalla concorrenza e scandita da una velocità galoppante, l’abilità di organizzazione acquista ogni giorno più importanza. A seconda della nostra abilità o meno di saper gestire il tempo a disposizione possiamo essere assunti o no, possiamo sentirci utili o no.

Il tempo è una delle poche cose importanti che ci restano.

-Salvador Dalí-

La pianificazione è fondamentale

La prima regola d’oro per organizzare il tempo nel modo migliore è la pianificazione. Dedicare qualche minuto a pianificare la giornata, la settimana, il mese o, addirittura, l’anno ci aiuta a definire l’effettiva priorità delle cose da fare e dare a ciascuna il suo posto. Questa visione del futuro ci aiuta anche a distinguere fra le cose urgenti e le cose importanti.

Di quanto tempo avremo bisogno per ogni attività? Lasciare qualche minuto in più per ogni punto della lista permette di essere onesti con se stessi, contemplando la possibilità che accada sempre qualche imprevisto.

Ad esempio, se il programma di oggi è fare la spesa, chiamare un amico, mandare un email ai colleghi di lavoro, preparare una cena speciale e finire una presentazione, dovremo organizzare il tempo in modo tale da non dover rincorrere l’orologio tutto il giorno. Non c’è cosa peggiore che fare tutto con la fretta, l’ideale è organizzarsi e seguire una tabella di marcia realista.

Vediamo come: ad esempio, è importante tenere in considerazione gli spostamenti, la mancanza di elementi, le distrazioni non previste, le file o i tempi di attesa al supermercato, il traffico, ecc.

Per organizzare il tempo l'importante è pianificare

Organizzare il tempo usando un’agenda cartacea o digitale

Che tipo di agenda o di planning possiamo usare per organizzare il tempo nel modo migliore? Uno studio realizzato dall’Università della California (Stati Uniti) ha dimostrato che gli studenti memorizzano e si organizzano meglio quando usano la scrittura manuale, invece che la tastiera.

Quando scriviamo e prendiamo appunti, si attiva la zona di psicomotricità fine, che lascia tracce profonde nella memoria a lungo termine; in questo modo, quando dedichiamo tempo a pianificare l’agenda, il nostro cervello è in grado di mettere ordine le idee e assimilare concetti.

Un’agenda manuale per organizzare il tempo ci aiuta a creare una mappa mentale di come distribuire tutti i nostri impegni nel tempo che abbiamo a disposizione. È anche uno strumento valido per limitare i pensieri invadenti e le distrazioni, dedicando tutta la nostra attenzione alle cose più urgenti.

Usare i colori nell’agenda può essere di grande aiuto per organizzare le priorità e attivare la memoria visiva, per facilitare la memorizzazione del programma.

Agenda per organizzare il tempo

Per organizzare il tempo serve forza di volontà

Quando ci svegliamo, le nostre risorse mentali, come la forza di volontà, sono al massimo della loro potenza, perché hanno recuperato impulso durante il sonno. Seguendo questa “regola”, molti specialisti consigliano di dedicare le prime ore del giorno alle attività che ci piacciono meno o che ci preoccupano di più.

Se facessimo al contrario, moltiplicheremmo la tentazione di rimandare e non portare a termine i nostri obiettivi. Tutto questo si traduce in una lista di impegni ancora più lunga il giorno dopo, con le conseguenti emozioni negative che ne scaturiscono.

Il nostro cervello, a sua volta, ha bisogno di spazio per rilassarsi. Dedicare un momento della giornata all’improvvisazione e alla creatività, o alle voglie e ai desideri istantanei, è fondamentale.

Si tratta di lasciare uno spazio, all’interno della nostra programmazione, in cui rientra un “fuori programma”. Organizzare il tempo in questo modo ci farà sentire meglio ed eviterà la sensazione di vivere la giornata come schiavi dell’agenda.

In questo senso, uno studio recente afferma che ogni volta che perdiamo la concentrazione, impieghiamo circa 23 minuti per recuperarla. Quante più distrazioni abbiamo intorno, tanto più tempo sarà necessario per portare a termine i nostri impegni.

Una buona postazione di lavoro, una pianificazione del tempo, una buona routine di lavoro, le giuste ore di sonno e di tempo libero e una dieta adeguata al nostro livello di attività sono fondamentali per godere delle proprie giornate e portare a termine i nostri obiettivi.

Ricordate: abbiamo tutti a disposizione lo stesso tempo durante la giornata, come organizzarlo e dare la priorità alle nostre attività dipende solo da noi. Cosa aspettate a godere di ogni minuto del vostro tempo?