Incoraggiare la puntualità nella vostra azienda: 7 modi

I dipendenti in ritardo sono un problema per qualsiasi organizzazione: rallentano i processi e offrono un'immagine di irresponsabilità. Le chiavi che dettagliamo nel seguente articolo aiutano a cambiare queste dinamiche.

Scritto e verificato la psicologa Valeria Sabater.

Ultimo aggiornamento: 21 giugno, 2023

Incoraggiare la puntualità in azienda è un modo per implementare l’impegno nei confronti dell’organizzazione e ottimizzare le prestazioni. Dopotutto, vedere come alcuni dipendenti sono in ritardo per il lavoro o in ritardo nella consegna dei propri compiti è una dinamica preoccupante. Sebbene ci siano molteplici ragioni alla base di questi comportamenti, è possibile creare strategie per ridurli.

Gli incentivi, stabilire una buona comunicazione o aumentare le aspettative e la motivazione del lavoratore, forniscono esempi fondamentali in questo senso. Quindi, e come spesso si dice, “la puntualità è l’anima degli affari” e ci sono sempre meccanismi per promuovere questo lodevole principio. In questa lettura ve li sveliamo.

Tipi di ritardo e come incoraggiare la puntualità

La puntualità è un elemento essenziale per costruire la fiducia tra i gruppi sociali. Da parte sua, il ritardo non è solo il classico comportamento del ritardo; È anche la latenza durante la consegna di compiti o la risoluzione di incidenti al di fuori delle scadenze stabilite.

D’altra parte, sebbene di solito definiamo la puntualità una virtù, in realtà è una competenza psicosociale che trasmette rispetto e armonia. Come già sappiamo, il ritardo, in tutte le sue forme, ha un costo multidimensionale in qualsiasi azienda: sovraccarico di lavoro e incide sulla coesione del team.

Inoltre, un articolo pubblicato sulla rivista Revue Canadienne Des Sciences de l’Administration rileva una correlazione non meno significativa. I ritardi sono spesso legati all’assenteismo dal lavoro. Siamo, in sostanza, di fronte a un fattore che è necessario comprendere per poterlo prevenire e affrontare. A tal fine è opportuno conoscere le seguenti tipologie di ritardo:

• Ritardo persistente (e ingiustificato).
• Ritardi occasionali, la cui condotta è giustificata.
• Ottimisti in ritardo, quelli che pensano di avere sempre tutto il tempo.
• Ritardo narcisistico, in un tale profilo di personalità questo comportamento è evidente.
• Fobia sociale, quella che porta a comportamenti non puntuali perché evitano l’interazione sociale.
• Ritardi spensierati, quando la mancanza di impegno porta a continui ritardi.
• Smemorati tardivi, quelli che si confondono con qualsiasi cosa e non arrivano mai in orario.
• Ritardi procrastinanti, persone che lasciano tutti i compiti fino alla fine e il tempo è sempre su di loro.
• Ritardi immotivati, nel qual caso la mancanza di interesse si combina con uno stato d’animo basso o depresso.

Le ragioni del ritardo sul lavoro

In molti casi, il ritardo non è dovuto esclusivamente a negligenza o mancanza di responsabilità. Una delle cause da considerare è la personalità dell’individuo.

Journal of Research in Personality ha pubblicato un articolo che parte dalla teoria dei big five per rispondere a questa domanda. Questo ci permette di sapere, ad esempio, che gli individui più scrupolosi tendono ad essere i più puntuali e quelli che si prendono più cura di questo elemento comportamentale. Tuttavia, a volte, iniziano ad arrivare in ritardo; In generale, le cause sarebbero le seguenti:

• Malattia.
• Normale amministrazione.
• Problemi familiari e personali.
• Personalità immatura e irresponsabile.
• Mancanza di regole chiare nell’organizzazione.
• Alto livello di stress e disagio psicologico.
• Disagi con altri colleghi.
• Mancanza di impegno e interesse per l’azienda.
• Cattive condizioni di lavoro e demotivazione.
• Mancanza di preoccupazione per l’effetto di essere in ritardo al lavoro.

Strategie per incoraggiare la puntualità in azienda

Arrivare puntuali e consegnare gli incarichi entro le scadenze concordate conferisce al lavoratore un’immagine affidabile e impegnata, sia con l’azienda che con i colleghi. Ricorda che un’organizzazione è come la meccanica di un orologio: tutti i pezzi devono essere perfettamente organizzati per raggiungere obiettivi, successo ed eccellenza.

Ora, come leader in un ambiente di lavoro, cosa dovreste fare per incoraggiare la puntualità? Descriviamo le strategie decisive.

1. Comunicazione efficace, leadership e politiche chiare

Come buon leader dovreste padroneggiare una comunicazione efficace con il team di lavoro. Solo così potrete far conoscere alla vostra azienda il valore della puntualità.

Management Communication Quarterly ha passato in rassegna in un articolo come la leadership trasformazionale riesca ad avere un impatto maggiore con i propri dipendenti, grazie a dialoghi efficaci. Per questo, le tecniche che elenchiamo di seguito sono fondamentali.

• Sii chiaro, assertivo, ascolta le opinioni e presta attenzione alle possibili reazioni.
• Invia ai dipendenti un chiaro riepilogo delle politiche interne.
• Eseguire piccole valutazioni di tipo test, per assicurarsi che questi punti siano chiari.
• Tenere incontri faccia a faccia con i vari team di lavoro, per parlare con loro delle politiche aziendali. Sottolinea come principio di base la puntualità dell’arrivo e l’adempimento/consegna dei compiti.

2. Motivare e coinvolgere i dipendenti negli obiettivi

Un dipendente demotivato senza impegno per l’azienda è un lavoratore inefficace. La responsabilità perché ciò avvenga non è sempre dell’operaio stesso, ricade anche sul leader. Pertanto, se vuoi promuovere la puntualità nella tua azienda, tieni presente questa serie di punti:

• Permette ai lavoratori di avere iniziativa per raggiungere gli obiettivi. Le attività quotidiane non dovrebbero essere basate solo sull'”obbedienza”.
• Incoraggia, delega responsabilità ai tuoi lavoratori in modo che, in questo modo, si sentano coinvolti nel lavoro quotidiano e arrivino puntuali.
• Motivare i team, dare loro motivi per impegnarsi ed eccellere. Fai loro sapere dove possono andare come organizzazione se gli obiettivi vengono raggiunti e sono puntuali.

3. Fornire flessibilità ove possibile, per incoraggiare la puntualità

All’interno delle policy aziendali è sempre opportuno inserire una certa flessibilità negli orari di entrata e uscita. Se è fattibile e le condizioni sono giuste, ogni ambiente di lavoro può trarre vantaggio dalla definizione di orari di lavoro diversi. In questo modo sarà più facile per i dipendenti organizzarsi.

Tuttavia, ancora una volta, la puntualità sarà essenziale nonostante esistano diversi segmenti di incorporazione del lavoro. Parimenti, per quanto riguarda la consegna del lavoro e degli incarichi, è sempre opportuno stabilire tempi ragionevoli e ristretti.

4. Implementare un sistema di registrazione delle presenze

Quando si tratta di promuovere la puntualità , il software, le applicazioni o le timbrature saranno di grande aiuto, quindi ci sarebbe un follow-up all’arrivo dei tuoi dipendenti. È un sistema che ha un grande impatto psicologico e che solitamente condiziona la puntualità.

5. Per incoraggiare la puntualità nella tua azienda, offri incentivi

Se ti sei mai chiesto se rinforzi, premi e riconoscimenti sul lavoro siano positivi, la risposta è sì. La ricerca pubblicata da Frontiers in Public Health evidenzia il valore degli incentivi. Se fai il passo verso questa strategia, ricorda che la puntualità integra sia l’arrivo puntuale sia la consegna di compiti e progetti all’ora concordata.

6. Valutare e offrire feedback

Come leader di un’organizzazione che vuole essere efficace e produttiva, è necessario stabilire meccanismi per valutare il lavoro dei dipendenti. In questo processo, è necessario rilevare il numero di volte in cui la persona è in ritardo o in ritardo nella consegna dei propri compiti. Una volta che i dati sono noti, è il momento di offrire un feedback. Questo processo prevede quanto segue:

• Conoscere le cause dei ritardi.
• Affronta questi problemi in modo proattivo.
• Segnalare la necessità di seguire le politiche aziendali.
• Lavora con quei dipendenti per trovare soluzioni efficaci.

7. Siate il miglior esempio per incoraggiare la puntualità

È inutile pretendere qualcosa da un gruppo di lavoro, se il leader non dà l’esempio e non è capace di ispirare il resto. Pertanto, se volete promuovere la puntualità nella vostra azienda, siate i primi ad arrivare a lavoro, siate efficaci quando si tratta di adempiere al vostro dovere e assicuratevi di essere quella figura di riferimento e modello per gli altri.

Cosa succede se queste chiavi non funzionano per promuovere la puntualità nella vostra azienda?

Le strategie dettagliate qui sono elementi fondamentali che accelereranno e implementeranno questo comportamento nella vostra organizzazione. Sono facili da applicare e richiedono l’impegno di tutti i reparti. Ma può darsi che tali strategie non siano efficaci. Cosa fare allora?

I dipendenti devono comunicare il motivo di questa pratica e accettare le modifiche e un impegno scritto a migliorare. Se il ritardo diventa cronico, è il momento di fare un incontro con tutti. E se alcuni dipendenti insistono con questo comportamento, è necessario prendere una decisione. Il ritardo è un germe che ostacola il flusso del lavoro quotidiano.

Per concludere, come disse Thomas Chandler Haliburton: “La puntualità è l’anima degli affari” . Promuovetela, prendetevene cura e incoraggiatela dando il miglior esempio. Andrete lontano se applicherete questa serie di raccomandazioni.