Organizzazione del lavoro e gestione del tempo

Passare più tempo sul posto di lavoro non significa lavorare di più o meglio. Il prolungamento dell'orario di lavoro è spesso fonte di stress e di ansia. Bisogna, invece, organizzare in modo intelligente il lavoro da svolgere.

Revisionato e approvato da la psicologa Gema Sánchez Cuevas.

Scritto Sonia Budner

Ultimo aggiornamento: 03 gennaio, 2023

La gestione del tempo sul posto di lavoro non solo ha un impatto sulla produttività, ma influisce anche in modo significativo sul benessere fisico e mentale. In breve, l’organizzazione del lavoro è un fattore che ha un’influenza decisiva sul nostro stato di salute.

Quando il tempo è poco al lavoro, la conseguenza diretta è che trascorriamo semplicemente più ore a lavorare. L’accumulo di faccende in sospeso, il tempo che sottraiamo alla pianificazione e al corretto processo decisionale finisce inevitabilmente per ripercuotersi sulla nostra salute.

Ci sono però alcune semplici tecniche e strategie che possono aiutarci. Tuttavia, come in ogni processo, sono necessari pratica e sforzo, soprattutto all’inizio. La buona notizia è che si trasformerà in un’abitudine che finiremo per portare avanti nel tempo senza accorgercene.

Strategie per una migliore organizzazione del lavoro

Interrogarsi sui propri obiettivi

È importante interrogarsi sugli obiettivi finali che si vogliono raggiungere con il lavoro. Fondamentalmente si lavora per soldi, ma ci sono alcuni fattori da considerare all’interno della dinamica lavorativa stessa che ci danno indizi su come intendiamo guadagnare il nostro reddito immediato e futuro.

Ci sono lavori in cui l’unico fattore importante è il denaro, la produttività o la quantità di ciò che si fa. E ci sono situazioni in cui, in aggiunta, si cercano altri obiettivi, come il miglioramento; cioè, oltre alla quantità, la qualità.

Questi fattori, produttività, performance e percezione sono la base dell’arte di saper gestire il proprio tempo sul posto di lavoro. Da lì svilupperemo un sistema che ci permette di lavorare con meno stress, più controllo su ciò che facciamo, più motivazione e di conseguenza una sensazione di maggiore soddisfazione ed energia.

Come organizzare al meglio i propri obiettivi

Un’altra strategia importante è quella di valutare le mete e gli obiettivi da raggiungere a medio e lungo termine. L’organizzazione del lavoro quotidiano dovrebbe essere una conseguenza dello studio degli obiettivi.

Proprio per questo motivo risulta conveniente fissarli in tempo, perché da essi si pianificheranno le azioni e le attività necessarie per raggiungerli in tempo.

È una buona idea organizzare gli obiettivi per un mese (almeno), in modo da impostare successivamente gli obiettivi per la settimana e con essi il relativo lavoro quotidiano. Tuttavia, non dobbiamo dimenticare che gli obiettivi possono cambiare spesso, è quindi consigliabile rivederli costantemente.

All’interno di una pianificazione a medio termine, per esempio mensile, è opportuno contemplare un tempo per eventuali imprevisti o interventi urgenti che possono presentarsi e pianificare solo ed esclusivamente le attività lavorative durante le ore dedicate al lavoro.

La programmazione delle attività quotidiane

Per organizzare il lavoro quotidiano è molto efficace stilare una lista di cose da fare o di ciò che vorremmo che fosse fatto. Entrambi possono essere divisi in tre gruppi e classificati in ordine di priorità:

• A. Cose da fare immediatamente, che non possono essere rimandate.
• B. Sono importanti, ma possono aspettare un altro giorno.
• C. Importante, ma può richiedere un po’ più di tempo.

Segnate poi nell’agenda le attività che devono essere svolte con un orario specifico, come una riunione programmata, andare a prendere i bambini a scuola o andare a lezione. Una volta fatto questo, le attività che compongono il gruppo A vengono aggiunte nelle prime ore libere.

A seguire, quelli del gruppo B e, negli spazi liberi rimanenti, quelli del gruppo C. Se non c’è abbastanza tempo nella giornata per tutti, vengono lasciati senza essere aggiunti quelli dei gruppi B e C, che vengono collocati il giorno successivo, cambiando il livello di priorità se necessario.

Se il livello di priorità è lo stesso per tutte le attività, esse saranno organizzate per grado di difficoltà. In questo modo, si darà la priorità a quelli più complessi, che saranno eseguiti nelle prime ore della giornata, e i compiti più piacevoli o facili saranno lasciati per la fine della giornata, quando non avremo più la stessa energia.

Ulteriori spunti per una proficua organizzazione del lavoro

È importante organizzare la giornata lavorativa inserendo un po’ di tempo libero tra un’attività e l’altra. Non è consigliabile programmare la giornata oltre un orario normale.

Si ha bisogno di tempo per dedicarsi ad altro che non siano il lavoro, come andare in banca o fare la spesa. Queste attività vanno unite, inoltre, agli hobby che aiutino a staccare dal lavoro.

È anche essenziale imparare a dire di no in modo assertivo quando ci viene chiesto di eseguire un compito inaspettato. Attenzione però al pericoloso perfezionismo!

A volte, non riusciamo a finire qualcosa perché pensiamo che non sia perfetto e, nella maggior parte dei casi, è semplicemente l’insicurezza che ci costringe a ritardare un compito nel tempo.