Dieci errori comuni nella gestione del tempo

La gestione del tempo è uno dei grandi crucci di molte persone. Spesso, non saper gestire adeguatamente il tempo a disposizione causa stress e insoddisfazione, ma un buon controllo può aiutare a compiere tutti gli obblighi e includere anche delle attività extra.

Quando si organizza il proprio tempo, viene commessa una serie di errori comuni; correggendoli si potrà migliorare la gestione del tempo a disposizione.

Siete tutti in grado di gestire al meglio il vostro tempo, dovete solo individuare gli errori che commettete.

Errore n.1 – Non fare uso di una lista di “cose da fare”

Se vi è capitato di vivere la sensazione di aver omesso di fare una cosa importante, capirete la necessità di usare una bella e ordinata lista di “cose da fare”. È importante che questo elenco venga organizzato per priorità, che mostri gli impegni indicando l’ora e il momento preciso in cui svolgerli. Esistono molti strumenti tecnologici che vi possono aiutare in questo ambito.

Errore n.2 – Non avere obiettivi personali

È importante avere una meta verso la quale camminare, per quanto semplice essa sia. Stabilire obiettivi personali è essenziale per gestire bene il tempo, perché in questo modo avrete una destinazione alla quale arrivare. Quando sappiamo dove vogliamo andare, possiamo amministrare le nostre priorità, il nostro tempo e le nostre risorse per poterci arrivare. Gli obiettivi ci aiutano anche a decidere in cosa vale la pena investire il proprio tempo e a distinguere queste attività importanti da mere distrazioni.

Errore n.3 – Non stabilire delle priorità

Non è sempre facile stabilire delle priorità, soprattutto quando ci troviamo davanti a una grande quantità di compiti che sembrano tutti urgenti. Tuttavia, è essenziale imparare a privilegiare determinati doveri per poter amministrare al meglio il tempo.

Errore n. 4 – Non saper controllare le distrazioni

Individuare le azioni o le circostanze che vi distraggono è fondamentale per poterle controllare. Le e-mail, il telefono, le apps di messaggistica istantanea, la tv o la radio sono alcuni elementi che distraggono e che fanno perdere la concentrazione; con essi si perde una grande quantità di tempo.

Per gestire il tempo in modo efficace, bisogna minimizzare le distrazioni e gestire le interruzioni in modo intelligente. Per esempio, si può ritagliare un lasso di tempo giornaliero per la lettura delle e-mail e la risposta ai messaggi e poi spegnere le chat e il telefono o rifiutare le chiamate, a meno che non si tratti di una questione inderogabile.

Gestire bene le pause migliora la concentrazione e, di conseguenza, la produttività.

Errore n.5 – Dilazione o procrastinazione

La dilazione, o procrastinazione, si verifica quando si posticipano i compiti da fare e se ne fanno altri, convinti di star facendo qualcosa di utile, quando invece non è così. Spesso il problema consiste nel timore di cominciare a svolgere l’obbligo e allora si inizia a girarci intorno, senza in realtà fare nulla e perdendo il tempo.

Errore n.6 – Voler fare troppe cose

Quando non si è capaci di dire di no, il numero di compiti e di impegni aumenta sempre di più. Questo può portare ad ottenere brutti risultati, a soffrire di stress e ad avere il morale basso. È fondamentale che ognuno sia padrone del proprio tempo e che impari a dire di no o, almeno, a decidere per sé quando fare l’attività richiesta.

Errore n. 7 – Il bisogno di sentirsi perennemente occupati

Alcune persone hanno bisogno di essere sempre occupate e di avere molto trambusto nella loro vita. Questo atteggiamento non è sinonimo di “efficacia” e, inoltre, provoca molto stress; è necessario ridurre la velocità con la quale ci si muove giorno per giorno.

Errore n.8 – Essere “multitasking”

Questa parola così alla moda rappresenta il quotidiano di molte persone: scrivere un’e-mail mentre si parla al telefono, preparare il pranzo mentre si risponde a un messaggio, mangiare mentre si legge qualcosa di urgente sul tablet. Nonostante si pensi che così si sfrutti al meglio il tempo, la realtà è che la produttività e l’efficacia vengono ridotte, poiché non si sta dedicando alle singole attività il 100% delle risorse a disposizione. La cosa migliore, quindi, è smettere di essere “multitasking” e concentrarsi su un compito per volta.

Errore n.9 – Non riposare

È impossibile concentrarsi ed essere produttivi nel lavoro o nello studio senza concedersi un momento per riposare e ricaricare le batterie. Il riposo permette di pensare in modo creativo e di lavorare efficacemente.

Errore n.10 – Programmare gli impegni in maniera inefficiente

Bisogna conoscersi bene per sapere quali sono i momenti di maggior rendimento; dovete accettare il vostro ritmo per poter organizzare gli impegni.

“Ami la vita? Se ami la vita, non sprecare il tempo, perché il tempo è il bene di cui è fatta la vita”

Benjamin Franklin