Gestire il tempo al lavoro ed essere più efficienti

Gestire il tempo al lavoro per essere più efficienti è possibile, ma occorre affrontare la questione in modo attivo.

Revisionato e approvato da lo psicologo Sergio De Dios González.

Scritto Eva Maria Rodríguez

Ultimo aggiornamento: 16 febbraio, 2023

Ironicamente, la gestione del tempo è un problema che riguarda tutti, ma che nessuno ha il tempo di affrontare. Vale la pena, tuttavia, dedicare un po’ di attenzione per analizzare come “bruciamo” il nostro tempo e se è possibile organizzarci meglio. Gestire il tempo al lavoro per essere più efficienti è possibile, ma occorre affrontare la questione in modo attivo.

Non c’è dubbio, il tempo passa. E quanto più tempo passa senza organizzarci meglio, più ne perdiamo e, con esso, energia e opportunità. Ecco perché è fondamentale analizzare la nostra giornata lavorativa per capire se è necessario apportare qualche cambiamento.

21 consigli per gestire il tempo al lavoro ed essere più efficienti

La gestione del tempo è una questione complessa che va dall’aumentare la produttività all’equilibrio tra vita lavorativa e familiare. L’obiettivo è evitare l’esaurimento, creare buone abitudini e fissare obiettivi a lungo termine. Pianificare e stabilire le priorità è il segreto per riprendere il controllo del nostro tempo e della nostra vita, a prescindere dall’occupazione che svolgiamo. Jory MacKay propone 21 strategie per una migliore gestione del tempo.

Capire dove finisce il nostro tempo

Gestire il tempo non vuol dire farsi prendere dall’ansia o dalla paura di perderlo. Si tratta piuttosto di comprendere i benefici di un utilizzo più saggio, come spiega MacKay. Da ciò deriva il primo gruppo di strategie e consigli:

1. Comprendere che amministrare il tempo è una questione importante. Come abbiamo detto, non si tratta di aver paura di perdere tempo, ma di capire i benefici di una corretta gestione.

2. Siate realisti: quanto lavoro potete effettivamente svolgere in un giorno? Potremmo pensare al tempo semplicemente come a una risorsa di cui abbiamo bisogno in maggiori quantità, ma avere più tempo non significa per forza essere più produttivi. Il modo migliore per amministrarlo è programmare su che cosa lavorerete e quando.

3. Scoprite dove avviene la fuga di tempo. Quanto più capite l’andamento della giornata lavorativa, più i vostri sforzi avranno impatto sulla gestione complessiva.

4. Fissate degli obiettivi quotidiani e adottate sistemi di conteggio che vi aiutino a capire in che modo state utilizzando il tempo. Una volta ottenuta una visione complessiva, potete cominciare a cambiare la vostra giornata.

5. Create una routine mattutina motivante. Una buona routine al risveglio ci prepara a una giornata di lavoro produttiva: è una spinta positiva che ci accompagna fino a sera.

6. Rinunciate al multitasking. Lo confermano le ricerche: è impossibile per un essere umano concentrarsi su più di un compito alla volta. Se vi accorgete di aver perso la concentrazione, fermatevi e annotate i vostri pensieri prima di tornare al compito principale.

Dare priorità alla parte più importante del lavoro e delegare il resto

Una volta capito dove se ne va il nostro tempo, bisogna decidere a cosa dedicarlo (e a cosa no). Per questo motivo, MacKay ci consiglia di:

7. Individuare il lavoro urgente. Capire cosa richiede immediata attenzione e cosa invece non è importante o urgente ci aiuta a impostare un calendario ragionato.

8. Una volta stabilite le priorità, siate categorici. Scegliete i vostri obiettivi principali e concentratevi su di essi.

9. Usate la regola del 30X per delegare alcuni compiti. È la regola di Rory Vaden: dedicare 30 volte il tempo necessario a completare un compito per insegnare a qualcun altro a farlo. Prendersi del tempo per insegnare a un’altra persona per poi delegare ci farà risparmiare 1100 minuti l’anno. O, come dice Vaden, un aumento del 733% del ROTI (Return on Time Invested- Ritorno del tempo investito).

10. Recuperate dal vostro vocabolario la parola “no”. Secondo un articolo pubblicato dall’Università di Chicago, dire “non lo faccio” invece di “non posso farlo” ci consente di liberarci dagli impegni indesiderati molto più facilmente.

Stabilire una tabella di marcia giornaliera funzionale

Una volta fatti i primi  passi, è il momento di studiare un orario per gestire il tempo in modo efficace.

11. Stabilite orari, non scadenze. Mackay qui prende in prestito il consiglio di James Clear. Invece di inseguire una scadenza (e poi sentirvi frustrati se eventualmente non riuscite a stare nei tempi), fissate un obiettivo significativo e definite una tabella di marcia.

12. Fate programmi in base al tempo e non alle attività. Suddividete i lavori impegnativi in sessioni dalla durata quantificabile. Organizzando la giornata in frazioni di tempo invece che compiti, possiamo cominciare a gestire la nostra tabella di marcia in base a una data (o un impegno) conosciuta.

13. Prevedete le interruzioni e i momenti di riposo. Abbiamo bisogno di tempo per riposare e dobbiamo accettare il fatto che ci saranno delle interruzioni. Non tenerne conto significa lavorare in modo caotico. Gli imprevisti esistono e il nostro corpo ci avvisa quando è il momento di fare una pausa. Se non lasciamo un margine, potremmo veder crollare improvvisamente i nostri programmi.

14. Separate il “maker time” dal “manager time”. È facile riempire il tempo con compiti di routine e non lasciare abbastanza spazio al lavoro “significativo”. Una cosa è fare, un’altra è gestire.

15. Attività suddivise in lotti per tutta la settimana. Raggruppate attività simili e approfittate dello slancio che proviene dall’iniziare un lavoro. Applicate la prima legge della dinamica di Newton alla produttività: “un oggetto in movimento continua nel suo movimento”.

Sfruttare lo spazio per gestire il tempo a lavoro in modo più motivante

Calendario e tabella di marcia non sono gli unici strumenti di gestione del tempo che possediamo. Mackay suggerisce alcune strategie da usare in ufficio, in grado di influenzare il modo in cui lavoriamo.

16. Provate con il metodo popcorn per “sbloccare il tempo”. Cambiare ubicazione sul posto di lavoro durante il giorno può essere un buon modo per mantenere la motivazione e la produttività. Si tratta della tecnica proposta da Joel Runyon e funziona in questo modo:

• Scrivete su un foglio tutti gli impegni lavorativi della giornata.
• Dividete questo elenco in tre parti uguali o lotti (vedi punto 15).
• Scegliete tre postazioni diverse per ogni lotto di lavoro.

17. Lavorate seguendo il ritmo energetico del vostro corpo. Organizzate il lavoro nel modo più funzionale per voi. Non pensate solo in termini di gestione del tempo, ma anche di energia.

Proteggete il vostro tempo

Non mancheranno mai situazioni che cercheranno di occupare il vostro tempo. Il tempo va protetto per evitare di impiegarlo in modo scorretto. Mackay ci offre i seguenti consigli.

18. Usate la “pigrizia strategica” per lavorare sulle cose giuste. Il concetto di pigrizia strategica consiste nel dare priorità ai lavori e ai compiti importanti e concedersi un po’ di pigrizia per quelli che lo sono meno.

19. Difendete in modo automatico il vostro tempo non negoziabile. È importante essere sicuri che il lavoro che richiede concentrazione prosegua senza problemi e interruzioni. A tale scopo, è fondamentale evitare le distrazioni. Esistono strumenti che vi permettono di comunicare agli altri in modo automatico quando non siete disponibili. In alternativa, trovate un modo per comunicare che siete concentrati e non volete essere disturbati.

20. Usate il Metodo Ivy Lee per terminare bene la vostra giornata. Ivy Lee consiglia una semplice routine quotidiana in cinque passi per ottenere la massima produttività.

• Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovete affrontare il giorno dopo. Non scrivete più di sei compiti.
• Sistemate questi sei elementi in ordine di importanza.
• Il giorno dopo concentratevi sul primo lavoro. Portatelo a termine prima di passare al secondo.
• Procedete con il resto della lista nello stesso modo. A fine giornata spostate gli impegni non portati a termine, nella lista per il giorno seguente.
• Ripetete questo procedimento tutti i giorni lavorativi.

21. Non dimenticate i benefici del tempo libero. Gestire il tempo non significa solo lavorare. Per trovare un equilibrio nella vita lavorativa che ci mantenga in salute e felici, dobbiamo ricordarci del tempo dedicato al riposo, allo svago e alla socializzazione.

Gestire il tempo al lavoro in modo migliore: una sfida possibile

Gestire il tempo al lavoro ed essere più produttivi è una sfida alla portata di tutti. Occorre, tuttavia, fermarsi a pensare a quello che facciamo, come lo facciamo e cosa vogliamo veramente ottenere. “Fare” non significa necessariamente lavorare, né portare a termine.

Dedicate, quindi, il tempo necessario a studiare la vostra routine e a riprogrammare le attività. Con queste indicazioni sarà più facile organizzare la giornata lavorativa o di studio e ottenere risultati migliori.