Perché facciamo tutto all'ultimo momento? La legge di Parkinson

Cyril Northcote Parkinson era uno storico inglese che lavorò per molti anni nel Servizio Civile Britannico. L’esperienza accumulata durante il suo lavoro gli permise di pubblicare, nel 1957, un libro intitolato “La legge di Parkinson”. In questo trattato formulò la sua famosa legge che, in realtà, non è una sola, ma varie.

Parkinson osservò con attenzione il modo in cui si sviluppava il lavoro alle dipendenze dello Stato. Dalla base della sua esperienza quotidiana, riuscì ad individuare alcuni modelli che gli permisero di postulare i suoi principi basilari. La Legge di Parkinson può essere riassunta in tre postulati fondamentali:

• “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile”
• “ Le spese aumentano fino a raggiungere le entrate”
• “Il tempo dedicato a qualsiasi tema in agenda è inversamente proporzionale alla sua importanza”

Dalla sua formulazione, i conoscitori del tema hanno verificato più volte la validità della legge di Parkinson. Allo stesso modo, è servita come guida per pensare a nuovi metodi di lavoro e di gestione del tempo, puntando all’efficienza. 

La Legge di Parkinson e la gestione del tempo

La principale applicazione della Legge di Parkinson riguarda l’amministrazione del tempo. Il primo postulato indica: “Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile”. Questo vuol dire che se si ha un’ora per realizzare un’attività, si impiegherà un’ora per farla. Tuttavia, se si dispone di un mese, si impiegherà un mese.

La verità è che tutti i giorni siamo testimoni della validità di questa legge. Per esempio, quando gli studenti hanno a disposizione due o tre mesi per consegnare un lavoro e finiscono per farlo 24 ore prima della data di consegna oppure quando si deve terminare un’attività nel pomeriggio e si inizia qualche ora prima del termine fissato e in quel breve lasso di tempo si fa tutto.

Questo principio è relazionato con un altro postulato che Parkinson chiamò la “Legge di Dilazione”. Questa legge afferma che quando si dispone di tempo, si avrà sempre la tendenza a rimandare tutto quello da fare. Perché succede? Semplicemente perché il tempo è un concetto del tutto soggettivo. Dipende più dalla nostra percezione interna che dal vero trascorrere delle ore.

Parkinson notò anche che più tempo dedichiamo per realizzare un compito, più esso diventa complesso e più è difficile terminarlo. Se si ha la percezione di avere molto tempo davanti, ci soffermiamo più sui dettagli e tendiamo a tergiversare, cercando di trattare anche i minimi aspetti del lavoro. Viceversa, se abbiamo poco tempo, andiamo dritti al sodo, senza girare troppo intorno al tema.

Un male burocratico che tutti compiamo

Parkinson vide anche che i fattori meno importanti sono quelli che finiscono per occupare la maggior parte del tempo. Da qui il suo terzo postulato “Il tempo dedicato a qualsiasi tema in agenda è inversamente proporzionale alla sua importanza”.

A quanto sembra, i fatti rilevanti richiedono un atteggiamento serio ed esigono focus precisi. Per questo motivo, bisogna affrontarli con maggiore efficienza. Viceversa, i fatti triviali inducono tutti a prenderne parte e a dire qualsiasi cosa passi loro per la testa; per questo motivo, vi si dedica più tempo.

Anche se la Legge di Parkinson fu postulata dopo aver osservato la burocrazia, la verità è che si può applicare praticamente a tutti i campi. Non solo implica aspetti relazionati con la gestione del tempo, ma si estende anche ad altri ambiti della vita, come le spese o l’organizzazione degli spazi fisici.

Parkinson afferma che “ Le spese aumentano fino a raggiungere le entrate”. Questo vuol dire che non importa quanto si guadagni, si troverà sempre il modo di restare con il minimo e persino con qualche debito. Una persona può vivere con determinate entrate senza nessun problema. Se le sue entrate aumentano, non godrà di più soldi, ma organizzerà le sue finanze in modo da non mettere nulla da parte.

Il risultato di questi modelli di condotta è una grande inefficienza. Il tempo e i soldi non ci raggiungono mai. Tuttavia, se osserviamo bene, ciò si deve al modo errato in cui li amministriamo. Di fatto, l’articolo che state leggendo è stato scritto seguendo il consiglio di Parkinson: dividere il lavoro in sotto-compiti e stabilire un tempo limite per completarli. Il risultato: ho terminato nella metà del tempo che impiego di solito. Che ve ne pare? Volete provarlo?