5 trucchi per gestire al meglio il tempo e avere successo

Durante la nostra vita, giorno dopo giorno, svolgiamo un’infinità di attività e, anche dopo averle terminate, abbiamo l’impressione di non aver fatto abbastanza oppure di non aver fatto proprio nulla. Questo ci fa sentire frustrati.

Qual è il motivo di questa sensazione? Semplicemente non abbiamo gestito correttamente il tempo che avevamo a disposizione.

Per gestire al meglio il tempo, possiamo seguire 5 semplici trucchi che ci aiuteranno a capire cosa facciamo ogni giorno e a migliorare sempre di più.

1. Fissare un obiettivo

Stephen Covey nel suo libro “Le 7 regole per avere successo” sottolinea l’importanza di avere in mente un fine ben preciso. In altre parole, dobbiamo prefissarci un obiettivo.

Questo obiettivo, però, deve avere una serie di caratteristiche:

• Specifico: ovvero il più dettagliato possibile.
• Misurabile: è molto importante capire se lo abbiamo raggiunto o meno.
• Realistico: molto spesso i nostri obiettivi non sono propriamente realistici, quindi dobbiamo adattarli per poterli raggiungere.
• A tempo determinato: un obiettivo deve avere una scadenza per poterlo realizzare. In questo modo, sarà più facile determinare se l’abbiamo raggiunto o meno.

2. Stabilire quali sono le priorità

Stephen Covey parla di “prima le priorità” quando fa riferimento alla distinzione tra le cose importanti e quelle urgenti per poter stabilire le priorità.

Covey crea quattro dimensioni in cui possiamo classificare qualsiasi attività:

• Urgente e importante.
• Non urgente e importante.
• Urgente e non importante.
• Non urgente e non importante.

Le cose urgenti sono quelle che richiedono un’attenzione immediata.

Quelle importanti contribuiscono al conseguimento dell’obiettivo a medio e lungo termine, il proposito della vita.

3. Pianificare i compiti

Dal punto di vista professionale, ci sono compiti che si possono definire ad alto rendimento (quelli che garantiscono un’entrata elevata) e quelli a basso rendimento (quelli che garantiscono un’entrata inferiore).

Per essere efficace, ogni compito va sviluppato nel momento adatto durante il giorno o la settimana. Dobbiamo anche tenere conto della tempistica, non solo del compito in sé, ma anche di tutto ciò che comporta (spostamenti, telefonate, etc.).

Quando pianifichiamo i nostri compiti, dobbiamo considerare anche gli imprevisti che potrebbero verificarsi, in modo da poterli affrontare tranquillamente.

4. Proteggere il tempo

Ogni minuto dedicato ad un’attività, soprattutto se si tratta di un compito ad alto rendimento, deve essere preservato in modo che non ci siano interruzioni.

Solitamente riceviamo molte chiamate, mail, messaggi che ci interrompono nel bel mezzo del nostro lavoro. Per questo, è molto importante dedicare una parte della giornata a quel lavoro concreto, senza interruzioni.

Tim Ferriss, nel suo libro “4 ore alla settimana”, definisce l’interruzione come qualsiasi cosa che ci impedisca di portare a termine un compito; distingue, inoltre, tre tipologie di interruzione:

• Quelle che fanno perdere tempo. Sono quelle che possono essere ignorate senza o con poche conseguenze.
• Quelle che portano via tempo. Sono le interruzioni ripetitive che ostacolano il lavoro più importante.
• Quelle che dipendono dal fatto di non saper delegare agli altri. Sono quelle che si verificano quando altre persone hanno bisogno di noi per compiti molto semplici che potrebbero tranquillamente fare da sole.

Per riuscire a proteggere il nostro tempo, è fondamentale imparare a dire di no, a rifiutare tutti quei compiti che non hanno a che fare con noi o con il nostro progetto o che non ci danno nulla.

In qualunque caso, possiamo dire “adesso no”, e lasciare il compito in questione a un momento successivo.

Spesso è necessario che svogliamo noi le attività del lavoro o della nostra vita privata, ma delle volte possiamo delegare e lavorare in squadra. È fondamentale, quindi, imparare a delegare agli altri.

5. Misurare i risultati

Una volta fissato il nostro obiettivo e i compiti che dobbiamo fare, dobbiamo capire se nel periodo di tempo che ci siamo concessi abbiamo raggiunto quel risultato o meno.

Qualora non avessimo raggiunto l’obiettivo, potremmo valutare se si tratta di un obiettivo realistico o meno e apportare delle modifiche in modo da poterlo realizzare.

Gestire correttamente il tempo è un passaggio in più per raggiungere il successo nel lavoro o nella vita privata, quindi sapere quello che facciamo, quando lo facciamo e come lo facciamo è fondamentale per realizzare i nostri sogni.