Gestire il tempo: i 4 quadranti di Covey
Saper gestire il tempo non significa fare una lista delle attività da svolgere e spuntarle a mano a mano che vengono completate. È saper pianificare, stabilire delle priorità e ovviamente escludere quelle di poco conto. Esiste un metodo che aiuta a gestire il tempo: la matrice di Stephen Covey.
Lo stesso Covey ritiene che gestire correttamente il tempo non significhi semplicemente organizzare i compiti, si tratta di una vera e propria filosofia di vita. E lo è perché il nostro benessere dipende da ciò.
“Non c’è mai abbastanza tempo per fare tutto, ma c’è sempre abbastanza tempo per fare le cose più importanti.”
Brian Tracy
I quattro quadranti di Stephen Covey sono una semplice matrice composta da quattro sezioni. Ognuna rappresenta una determinata categoria di priorità per quanto riguarda le cose da fare. Allo stesso tempo, ogni quadrante include una serie di attività che vanno gestite in maniera diversa. Vediamolo in dettaglio.
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Quadranti di S. Covey per gestire il tempo
Primo quadrante
Immaginate una croce. Quando la disegnate, risultano quattro spazi bianchi, ognuno di questi è un quadrante di Stephen Covey. In alto a sinistra c’è il primo quadrante e corrisponde a tutto ciò che risponde alle caratteristiche “urgente” e “importante”.
Questo spazio racchiude tutte le attività che non possono né devono essere rimandate in nessun caso. Riguarda tutto quello che ha davvero la priorità sul resto e che, dunque, va svolto o risolto subito, mettendo da parte le cose meno importanti.
In questo quadrante trovano posto situazioni del tipo la mancanza di corrente elettrica in casa. Da questo problema dipendono molte altre cose, perciò non è possibile posticiparlo. Lo stesso vale in caso di malattia, di incidente domestico, ecc.
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Secondo quadrante
Il secondo quadrante di Stephen Covey corrisponde alle questioni che non devono essere risolte nell’immediato, ma che sono comunque di grande importanza. In altre parole, ciò che è importante, ma non urgente. Si tratta di attività che non sono decisive a breve termine, ma che lo sono a lungo e medio termine.
Vi rientrano le questioni determinanti in termini di qualità di vita e di benessere, ma non di vita o di morte. Dalla salute dipende tutto, perciò è importante prendersene cura, altrimenti a lungo andare gli effetti saranno devastanti.
Ci riferiamo ad attività come preparare un esame universitario, portare avanti un rapporto di coppia soddisfacente. Sono inclusi aspetti come la formazione o l’aggiornamento.
Terzo quadrante
È il quadrante più ingannevole. Spesso non è facile determinare quali attività e compiti rientrano in questa categoria per via del concetto di “urgente”, ma in realtà non è un grande problema.
Il terzo quadrante potrebbe includere tutto ciò che è superfluo e che portiamo a termine per abitudine o per caso. Ad esempio, trovarsi e chiacchierare con qualcuno, senza sapere esattamente perché oppure avere una discussione via social network su una questione senza importanza.
Quarto quadrante
Nell’ultimo quadrante di Stephen Covey trova posto tutto ciò che è inutile, che non è importante né urgente. Tuttavia, si tratta comunque di attività che assorbono il nostro tempo.
Stiamo parlando di attività quali controllare la posta elettronica ogni cinque minuti o seguire una discussione sui social network senza nemmeno avere qualcosa da dire al riguardo o ancora guardare la televisione, conversare e cose del genere.
Gestire il tempo in modo corretto
La maggior parte delle persone che disegnano la matrice di Stephen Covey e che cercano di metterla in pratica scoprono che i primi quadranti a riempirsi sono il primo e il terzo, rispettivamente quelli delle cose urgenti, importanti e non importanti.
Covey rivela che questo accade perché tendiamo a pensare che sia tutto urgente. Ed è proprio questa sensazione di urgenza che è alla base dello stress. Imparare a gestire queste due categorie di attività può essere utile per sfruttare al meglio il tempo che abbiamo a disposizione.
L’autore di questo modello consiglia di concentrarsi soprattutto sul secondo quadrante, quelle delle cose non urgenti, ma importanti, perché è qui che risiedono il benessere e la felicità. Se riusciamo a riconoscere con chiarezza ciò che può rientrare in questo spazio, allora la matrice di Stephen Covey riuscirà nel suo intento.
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